Cerchiamo un assistente personale versatile e altamente organizzato per svolgere compiti amministrativi personalizzati per l'alta dirigenza. In questo ruolo, sarai responsabile della pianificazione delle riunioni, della presa di appunti e della gestione della corrispondenza per conto dei manager. Potrebbe anche essere richiesto di organizzare il viaggio e assistere con altri compiti quando richiesto.
Per garantire il successo come assistente personale, dovresti mostrare eccellenti capacità organizzative e dimostrabile esperienza in un ruolo di segretaria. Gli assistenti personali esperti sono intuitivi per le esigenze dei gestori e lavorano in autonomia per fornire un supporto amministrativo personalizzato.
▶️ Responsabilità dell'assistente personale:
- Riportare all'alta direzione e svolgere compiti di segreteria e amministrazione.
- Digitazione, formattazione e modifica di report, documenti e presentazioni.
- Inserimento di dati, mantenimento di database e conservazione di registri.
- Collaborare con i dipartimenti interni, rispondere alle chiamate e organizzare i viaggi.
- Gestione della corrispondenza interna ed esterna per conto dell'alta direzione.
- Pianificazione degli appuntamenti, mantenimento di un calendario degli eventi e invio di promemoria.
- Copiare, scansionare e inviare via fax documenti, nonché prendere appunti.
- Preparazione delle strutture per eventi programmati e organizzazione di rinfreschi, se necessario.
- Ordinazione di forniture e ricambi per ufficio, nonché gestione della posta e dei servizi di corriere.
- Osservare le migliori pratiche commerciali e l'etichetta.
▶️ Requisiti dell'assistente personale:
- Diploma di scuola superiore o GED.
- Certificazione in lavoro di segreteria, amministrazione d'ufficio o formazione correlata.
- 1-2 anni di esperienza come assistente personale sarebbero vantaggiosi.
- Vasta esperienza nella creazione di documenti e fogli di calcolo, utilizzando software per ufficio come MS Word, Excel e PowerPoint.
- Capacità avanzate di dattilografia, presa di appunti, registrazione e organizzazione.
- Capacità di gestire la corrispondenza interna ed esterna.
Conoscenza operativa di stampanti, fotocopiatrici, scanner e fax.
- Competenza nel software di pianificazione degli appuntamenti come MS - Outlook, nonché nell'inoltro di chiamata.
- Eccellenti capacità di comunicazione scritta e verbale.
- Abilità interpersonali eccezionali.